Dato che la scelta della location è per il meeting planner uno dei principali compiti, perché incide fortemente sulla buona riuscita dell’evento, ecco un piccolo vademecum dedicato alle location per eventi e su come selezionarle.
Spesso si dice che è proprio la location
a fare l'evento, può contribuire ad enfatizzare i contenuti che si
vogliono comunicare, aiuta a stupire gli ospiti e, soprattutto, permane nella mente e nel cuore degli invitati.
Ecco
perché è molto importante la fase della ricerca della location, il
sopralluogo con i fornitori e con il cliente, sia per l’evento business
che per l’evento privato.
Ecco alcuni consigli per sceglierla senza commettere errori.
Prima
di tutto, per una buona organizzazione dell’evento, sia esso una festa
di compleanno, un matrimonio, un anniversario, un meeting, un congresso o
altro, è doveroso fare un’analisi approfondita dell’evento stesso e
delle sue peculiarità.
Sarà un evento privato? Oppure un evento
aperto al pubblico e dove è previsto un afflusso continuo di persone? Ci
porremmo questa e tante altre domande in modo da trovare il luogo
ideale, adatto a ciò che dobbiamo organizzare.
I requisiti di una location perfetta:
Penna alla mano, e
iniziamo a stilare una serie di requisiti che una location deve avere
in modo tale che la nostra analisi per la ricerca del luogo perfetto
possa risultare il più efficace possibile!
Possiamo iniziare la
nostra ricerca attraverso le directory che troviamo sul web, strumenti
molto utili che hanno location perfettamente profilate e che agevolano
la nostra ricerca tramite per esempio luogo, città o località (marittima, montagna, città…), la numerica dei partecipanti e i servizi necessari alla buona riuscita dell’evento.
Se
dopo la nostra ricerca sul web è difficoltoso fare un sopralluogo
preventivo nelle varie location eventi ai fini di una prima scrematura,
possiamo tenere conto le valutazioni e i feedback lasciati da clienti che l’hanno utilizzata precedentemente.
E’
utile chiedere un parere anche ad amici e colleghi in modo da
raccogliere più informazioni possibili, e soprattutto ai fornitori che
conoscono la location da un punto di vista operativo per poi fissare gli appuntamenti con le strutture più affini al nostro evento ed ottimizzare così il nostro tempo dedicato alle site inspection.
Ecco un piccolo vademecum per aiutarci nella selezione della location perfetta:
- Area di pertinenza: nazionale o internazionale
- Tipologia dell'evento: Cerimonia, Aziendale, Pubblico, Privato ecc…
- Periodo in cui si svolge: Data dell’evento e durata
- Numero di partecipanti:
- Target a cui si rivolge:
- Servizi di base: connessione wi-fi, service audio/video; aria condizionata/riscaldamento/ parcheggio; guardaroba ecc…
- Servizi conviviali: catering o cucina interna
- Servizi complementari
- Allestimenti vari
Qui
abbiamo riportato solo alcuni dei criteri base ma naturalmente la lista
può essere ampliata e personalizzata secondo le proprie esigenze e
quelle del cliente.
Un altro aspetto da considerare è il
“background dell’evento”: capire dove le edizioni precedenti si sono
svolte e come sono andate. Questa è un’informazione molto importante per
assicurare un effetto WOW durante il nuovo evento.
Importante è inoltre la posizione di una location, in centro città, fuori o vicina ad aeroporto/porto/stazione ferroviaria ecc. Questi sono aspetti fondamentali per l’organizzazione della logistica legata allo stesso evento, arrivi/partenze, hotel e transfer.
Infine, la scelta della location eventi può essere determinata dal budget che abbiamo a disposizione, e che spesso deve comprendere una serie di servizi nel fee dell’affitto.
Ma un buon event planner riesce a trovare le migliori soluzioni anche con budget contenuti scegliendo grazie ad un’accurata analisi la miglior location per il proprio evento!
In questa area del nostro sito dedicata alle sale del Castello di Jerago potete trovare la mappa degli spazi,
interni ed esterni, che mettiamo a disposizione per gli eventi e, di
seguito, troverete le possibilità di allestimento delle sale e le
diverse possibilità per organizzare il vostro Evento aziendale (https://www.jerago.com/eventi-aziendali.html) o il vostro Evento privato (https://www.jerago.com/eventi-privati.html).
Contattateci e venite a scoprire dal vivo le meraviglie del Castello di Jerago!
A presto,
Staff