Organizzare eventi aziendali perfetti

Il meeting planner

Meeting Planner - Blog Castello di Jerago

Ma quali sono i requisiti fondamentali che deve avere? Come trovare il giusto professionista? Ecco qualche suggerimento per scegliere al meglio il meeting planner per il vostro evento aziendale.

Anche se non siamo degli event o meeting planner di professione tutti ci troviamo, chi prima chi dopo, coinvolti nell’organizzazione di un evento, sia esso di natura personale o nell’ambito lavorativo. All’inizio, tutto sembra essere divertente e quasi frivolo ma con l’evolversi del lavoro le cose potrebbero iniziare a complicarsi e diventare sempre più ingarbugliate ed elaborate.
E quando incappiamo nella prima di una lunga, lunghissima serie di problematiche legate all’organizzazione di un evento, inizia a prenderci il panico, l’ansia ci affianca anche nelle attività apparentemente più futili. Ad un certo punto ci rendiamo conto che ciascun lavoro deve essere seguito da un professionista, un esperto che ci sarà di aiuto e che ci accompagnerà a realizzare un evento perfetto in tutta armonia.
Arriva così il momento di arruolare un meeting o event planner, uno che ci offre la sua consulenza nell’organizzazione del nostro evento mettendo a disposizione il proprio know-how e le specifiche competenze per la redazione del budget, l’ideazione concettuale e grafica del progetto, ci aiuta a definire il programma e coordina la segreteria pre e post evento, mette a disposizione le proprie mailing, list, o ne stila di nuove ad hoc per la nostra occasione, cura ogni dettaglio e gli allestimenti…
La lista delle attività di cui si fa carico il meeting planner potrebbe proseguire per molte altre pagine, ma quali sono le caratteristiche che ci aiutano nella scelta di questo professionista?

Qui di seguito riportiamo le soft skills indicate in un articolo nel portale meetingecongressi.com indispensabili per fare bene il lavoro dell’organizzatore di eventi:

•    Motivazione personale: avete presente il fatidico: “Sì, lo voglio!” È più o meno quello che dovere dire quando scegliere di fare gli organizzatori di eventi. Si sa, questo lavoro è stressante e può diventare molto provante, quindi per farlo al meglio serve una forte determinazione.

•    Time management: organizzare un evento è una lotta (dura) contro il tempo! Sapere come fare a gestire il tempo a disposizione è fondamentale per non avere brutte sorprese quando oramai è troppo tardi. E se proprio quella della gestione del tempo non è una competenza che possedete appieno, potete allenarvi con le tecniche di time management per i meeting planner.

•    Problem solving: ovviamente non poteva mancare questa soft skill. Risolvere i problemi è il compito dell’organizzatore di eventi. Quanti inconvenienti possono accadere prima di un evento? Ma soprattutto, cosa può succedere durante? La capacità di mantenere la calma e cercare una soluzione in maniera rapida ed efficace è fondamentale.

•    Flessibilità: il meeting planner non conosce orari e non conosce routine. Questo significa adattarsi ad avere una vita non sempre “regolare”, non potersi permettere – almeno in alcuni periodi – di “guardare l’orologio”, ma non è solo il vostro tempo a essere flessibile. La flessibilità riguarda anche il sapersi rapportare con colleghi, clienti e fornitori, ed essere pronti a mettere in dubbio il proprio punto di vista, quando riconoscere che ne esiste uno migliore per garantire il successo del vostro evento.

•    Meticolosità: avete presente i “famosi” dettagli che fanno la differenza? Bene, l’evento è davvero una questione di dettagli. E se volete diventare meeting planner sappiate che questa frase la sentirete spesso. Curare ogni dettaglio in maniera meticolosa deve essere una vostra soft skill.

•    Creatività: essere event planner significa occuparsi di ogni aspetto dell’evento. Ovviamente non di tutto e non tutto in prima persona, ma deve supervisionare tutto. Ed è appunto la “visione” dell’evento che richiede la giusta dose di creatività, l’intuizione di quello che dovrà differenziare il vostro evento e renderlo unico.

•    Team work: lavorare in gruppo, ma anche sapersi scegliere bene il gruppo di lavoro. Organizzare un evento è come mettere insieme un’orchestra che deve suonare in maniera impeccabile e voi sarete il direttore.
Speriamo di avervi dato alcuni utili strumenti per scegliere il giusto professionista che faccia al caso vostro e del vostro evento.

Noi del Castello di Jerago ci avvaliamo di validi meeting planner, competenti wedding planner e organizzatori di eventi, professionisti che operano da anni in questo campo regalando eventi di successo ai nostri clienti.
Contattateci e venite a visitare il Castello, ottima location per i vostri eventi aziendali e dove sappiamo coniugare un'accurata programmazione alla massima flessibilità.


A presto
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