Organizzazione e strategia negli Eventi Aziendali

Consigli utili per i Meeting Planners

18 February 2019

Gli eventi aziendali, siano essi interni o esterni, possono essere uno straordinario strumento di marketing a disposizione delle aziende.
Ma la condizione necessaria è che siano organizzati in modo impeccabile e promossi strategicamente.

Un evento gestito a regola d'arte non è solo un momento ben riuscito, può diventare il mezzo ideale per raggiungere importanti obiettivi e il trampolino di lancio per ogni attività futura.

Per ottenere un ottimo risultato dal proprio evento aziendale è necessario in primis seguire degli step ben precisi e che dovrebbero essere alla base dell’organizzazione di ogni evento aziendale.

In generale possiamo riassumerli brevemente in 5 punti:
1. L’analisi dell’evento con la definizione degli obiettivi;
2. La progettazione dell’evento: fase durante la quale si elabora il preventivo e la presentazione della proposta;
3. L’organizzazione dell’evento (attività pre-evento): fase durante la quale si organizza il piano operativo delle attività con le tempistiche e le risorse, si definiscono i metodi di comunicazione e promozione e si effettua un’attività di monitoraggio del budget;
4. L’evento vero e proprio con la sua gestione, controllo e coordinamento che include l’allestimento e il disallestimento dei materiali;
5. Il follow-up e le attività post-evento con le valutazioni dei risultati raggiunti attraverso un’analisi critica dell’evento svolto.

Per ottimizzare l’evento aziendale al massimo e renderlo efficace, potete seguire i consigli che riportiamo di seguito pensati da Belen Giné e riadattati da noi, per voi meeting planners:

1. Definire gli obiettivi
È la prima regola per qualsiasi tipo di progetto: ecco perché è fondamentale definire con estrema cura e precisione tutti gli obiettivi che l’azienda desidera raggiungere organizzando l’evento (per esempio, aumentare le vendite di un prodotto dell’80% o espandere la rete di contatti di 200/300 persone, ecc.). E, quando l’evento sarà terminato, è altrettanto importante misurare i risultati, sempre con la stessa attenzione.

2. Analisi del target ovvero selezionare con cura il pubblico a cui ci si rivolge
Il fine ultimo di un evento aziendale non dovrebbe essere quello di attrarre il più alto numero di persone, in modo indiscriminato, ma attrarre le persone giuste. Sulla base degli obiettivi che avete definito selezionate i clienti, i professionisti, i relatori, i blogger, i giornalisti e gli influencer più adatti. Facendo un buon lavoro sulla selezione del target di riferimento si ha a disposizione un’eccezionale opportunità di fare networking di qualità.

3. Lascia il segno con il giusto mix di efficacia e di originalità
L’evento deve innovare, sorprendere, sedurre. In una parola, deve essere memorabile. Questo vuol dire fornire agli ospiti un’esperienza unica e irripetibile. Ottenere questo risultato è più semplice di quello che si possa pensare: basta usare l’immaginazione e percorrere la strada meno battuta.
Pensare fuori dagli schemi. Per esempio, anziché organizzare la cena aziendale o la presentazione di un prodotto nella solita sala di hotel, predisponete una location più originale. 
Per esempio una cornice storica e di prestigio come il Castello di Jerago può aiutare a rendere memorabile ed unico il vostro evento.
Ma le idee originali non riguardano solo il luogo in cui verrà organizzato l’evento, possono riguardare anche il suo contenuto. Per esempio, si può pensare a modalità inusuali di presentazione: videoconferenze, mapping, video in 2D o 3D, ologrammi…
E il video mapping sulle mura del Castello può essere davvero d’effetto!
L’attenzione per i dettagli. Basta poco per fare la differenza: inviti scritti a mano, dettagli ornamentali particolari, un blog online con foto spiritose o che catturano il lato più umano dell'evento… Tutto questo ti aiuterà a rendere il tutto ancora più speciale. 

4. Sfruttare al meglio i social
Ovviamente, i social media giocano un ruolo di primo piano per quanto riguarda la promozione di un evento. Ecco qualche trucco per usarli al meglio: 
Scegliete i social più adatti al tipo di evento e al pubblico a cui ci si rivolge. Facebook, per esempio, è utilizzato per raggiungere un target ampio ed eterogeneo, ma se si vuole dare un'immagine più professionale o aziendale il social ideale è LinkedIn.
Se è possibile, creare un blog specifico dell'evento o un post dedicate all’interno del sito aziendale (se è prevista un’area dedicata).
Se si usa Twitter, creare un hashtag calzante che possa caratterizzare l'evento, incoraggiare i partecipanti a twittare e anche trasmettere l'evento in diretta.
Allargate temporalmente l'evento offrendo informazioni prima, durante e dopo l'evento stesso attraverso i social.
Date priorità all'immagine tramite la pubblicazione di foto e video su Facebook, Instagram, YouTube, etc.
Mantenete un feedback rapido e fluido con tutte le persone che lasciano commenti e suggerimenti.
 
Tutte queste indicazioni portano a un ragionamento conclusivo: una promozione efficace di un evento è dato dall’unione tra azioni online e offline, da una strategia integrata e completa. 

Questi sono i suggerimenti che vi permetteranno di organizzare al meglio l’evento aziendale e di trarre maggior beneficio da esso.
Contattateci per una consulenza nell’organizzazione del vostro evento, noi dello staff del Castello di Jerago saremo ben lieti di darvi tutto il supporto di cui necessitate.

E naturalmente, quando lo desiderate, vi aspettiamo per una visita!

A presto
Staff del Castello

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